تفاوت OKR و KPI چیست؟ مقایسه کامل اهداف و شاخص‌های عملکرد

تفاوت okr و kpi چیست؟ یکی مدل مدرن برای هدف‌گذرای بلندپروازانه و دیگری استراتژی برای پایش فعالیت روزانه سازمان که در کنار یکدیگر موجب توسعه کسب‌وکار می‌شود. این دو مفهوم گاهی به اشتباه، به‌جای یکدیگر استفاده می‌شود و مسیر رسیدن به اهداف را مختل می‌کند. از همین رو تصمیم گرفتیم که در این مطلب، به‌شکلی کاملا واضح، در مورد تفاوت KPI و OKR صحبت کنیم.

بررسی تفاوت OKR و  KPI

OKR و KPI هردو ابزاری کاربردی برای کسب‌وکارها هستند که مفهوم جدایی دارند اما گاهی به جای یکدیگر استفاده می‌شوند. از همین رو با تعریف دقیق این دو مفهوم,، موارد استفاده و ماهیت این ابزارها را برای شما مشخص می‌کنیم.

OKR چیست؟

OKR مخفف عبارت Objective and Key Results به معنای اهداف و نتایج کلیدی است. این مدل به سازمان‌ها کمک می‌کند که به اهداف بزرگ خود برسند. به این صورت که اهداف مهم تعیین و برای هریک معیارهای کمی و قابل اندازه‌گیری تعریف می‌شود؛ این معیارهای کمی همان نتایج کلیدی هستند. در واقع این مدل، اهداف کلان را به چند هدف کوچک‌تر تقسیم می‌کند که دستیابی به آن‌ها ساده‌تر است و پس از مدتی در کنار هم، تحقق هدف اصلی را رقم می‌زند.

مدل OKR چند ویژگی اصلی دارد:

• • انعطاف‌پذیر برای بروزرسانی و تغییر: OKRها باید به‌شکل دوره‌ای مورد بازبینی قرار گیرند. ممکن است این دوره بازبینی در سازمان‌ها متفاوت باشد اما معمولا بازه مشخصی دارد و بین 3 الی 12 ماه است. این بازبینی‌های دوره‌ای به سازمان‌ها و تیم‌های درگیر، اجازه می‌دهد (که درصورت نیاز) نتایج کلیدی خود را تغییر داده و بروزرسانی کنند. از همین رو از مدل OKR با ویژگی انعطاف‌پذیر یاد می‌شود.
  • نتایج کلیدی قابل اندازه‌گیری: برای هر هدف در OKR چند نتیجه کلیدی در نظر گرفته می‌شود که کاملا واضح و قابل اندازه‌گیری است؛ مثلا “افزایش 20 درصدی ورودی کاربران وب‌سایت” یا “جذب کاربران جدید تا 30%”. با این ویژگی سازمان‌ها می‌توانند میزان موفقیت خود برای رسیدن به اهداف اصلی را بسنجند.

• چالشی بودن اهداف: این مدل برای اهداف بزرگ و مهم پیاده‌سازی می‌شود. از همین رو تحقق این اهداف همواره چالش‌برانگیز بوده و همواره افراد تیم‌های مختلف را درگیر می‌کند.

• شفافیت سازمانی: مهم‌ترین اصل اجرای OKR به اشتراک‌گذاری شفاف اهداف و نتایج کلیدی در سطح سازمان است که به تیم‌ها کمک می‌کند هماهنگ‌تر و مسئولیت‌‌پذیرتر باشند.

KPI چیست؟

ابزار بعدی KPI مخفف عبارت Key Performance Indicators به معنای شاخص‌های کلیدی عملکرد است. همانطور که از نام آن مشخص است، KPI ابزاری برای سنجش ارزیابی عملکرد افراد یک تیم و در نهایت عملکرد کلی سازمان است. تمرکز این مدل، بر عملکرد روزانه و نتایج عملیاتی است.

ویژگی‌های اصلی KPI را می‌توان به‌شکل زیر توصیف کرد:

• سنجش دوره‌ای و هدفمند: KPIها به‌شکل دوره‌ای ارزیابی می‌شوند تا هم میزان عملکرد کارکنان مشخص باشد و هم در مواقع اضطراری، تغییرات لازم در فرآیندها اعمال شود. این دوره در سازمان‌های مختلف معمولا روزانه، هفتگی یا ماهانه است.
• ثبات و پایداری: شاخص‌های ارزیابی عملکرد نسبت به OKR پایداری بیشتری داشته و کمتر نیاز به تغییر دارند. از همین رو روند پیشرفت نیز با فواصل زمانی بیشتری بررسی می‌شود.
• تعریف مشخص شاخص‌ها: KPI به‌شکل کاملا مشخص معیارهای سنجش عملکرد کارکنان را تعیین می‌کند و ارزیابی بر اساس آن انجام می‌شود.
• تمرکز بر افزایش کیفیت عملکرد: KPI بر بهره‌وری و کیفیت فعالیت کارکنان تمرکز دارد و موجب بهبود عملکرد روزانه آن‌ها در سازمان می‌شود.

استفاده از OKR چه زمانی مناسب است؟

حال که با تعریف دقیق OKR آشنا شدید باید بدانید که استفاده از آن در چه مواقعی توصیه می‌شود:

• برای ایجاد هماهنگی و بهبود همکاری بین تیم‌ها؛
• تعریف مشخص اهداف و عملکرد سازمان؛
• بهبود تعامل و افزایش انگیزه کارکنان مجموعه؛
• افزایش حس مسئولیت‌پذیری؛
• تطبیق و تغییر سریع اهداف سازمانی متناسب با تغییرات اقتصادی و سیاسی کشور؛
• توسعه کسب‌وکار و رشد در مجموعه برای رسیدن به اهداف بلندپروازانه.

چه زمانی استفاده از KPI توصیه می‌شود؟

مشخص‌ترین مورد استفاده از KPI برای ارزیابی عملکرد روزانه کارکنان است. از دیگر موارد استفاده این مدل می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• تبدیل اهداف به شاخص کلیدی عملکرد قابل اندازه‌گیری؛
• تشویق کارکنان برای تلاش در راستای رسیدن به اهداف بلندمدت سازمان؛
• افزایش بهره‌وری و کاهش هدررفت منابع با ایجاد شفافیت در عملکرد روزمره و پاسخگویی به سازمان؛
• تصمیم‌گیری‌های سریع و دقیقی که به اطلاعات واقعی نیاز دارد؛ط
• ورود به بازار رقابت و بهبود حضور موثر؛
• شفاف‌سازی برای نحوه ارزیابی عملکرد کارکنان و نقش آن‌ها در سازمان؛
• ایجاد انگیزه بیشتر در پرسنل مجموعه؛

تفاوت okr و kpi از نظر چالش‌های اجرایی

OKR و KPI هردو چالش‌هایی حین اجرا دارند اما با توجه به تفاوت این دو مفهوم، می‌توان انتظار داشت که چالش‌های متفاوتی هم با یکدیگر داشته باشند. برای تفهیم این بخش دو جدول مجزا تعریف کرده‌ایم و رایج‌ترین چالش‌های پیاده‌سازی OKR و KPI را شرح می‌دهیم.

OKR بهتر است یا KPI؟

هردو ابزار KPI و OKR برای سازمانی که قصد توسعه داشته باشد، لازم است. آنچه اهمیت دارد این است که بدانیم این دو چگونه موجب رشد سازمان می‌شود و بود و نبود آن‌ها چه تاثیری در روند فعالیت‌ها دارد؟

مدیران برای تجزیه و تحلیل کسب‌وکار خود به KPI نیاز دارند. سازمانی که KPI نداشته باشد، مسیر مشخصی برای رسیدن به موفقیت ندارد و زمان بیشتری طول می‌کشد تا به اهداف خود دست یابد. در نتیجه مدیریت سازمان با چالش جدی مواجه می‌شود.

مشکلی که وجود دارد این است که KPI روش بهبود و تغییر را دقیق مشخص نمی‌کند. سازمان برای درک این موضوع به OKR نیاز دارد. OKR دقیق مشخص می‌کند که چه چیزی را چگونه بهبود دهید تا مجدد در مسیر پیشرفت قرار گیرید.

با تدوین سیستمی مبتنی بر مدیریت عملکرد با OKR، می‌توان ویژگی‌های یک نتیجه کلیدی را به KPIها نسبت داد. با این کار سازمان می‌تواند شاخص‌های بلندپروازانه‌ای هم تعریف کند.

با این تفاسیر می‌توان متوجه شد که هیچ‌کدام بهتر از دیگری نیست؛ بلکه این دو مفهوم مکمل یکدیگر بوده و در کنار هم، موجب رشد یک سازمان می‌شود.

نحوه ادغام KPI و OKR با یکدیگر

سوال اصلی اینجاست که چطور می‌توان همزمان از مدیریت عملکرد با kpi و OKR استفاده کرد؟ 

در گام اول OKR و KPI خود را همسو با اهداف سازمان تعریف کنید. با این اقدام مطمئن می‌شوید که فعالیت کارکنان در راستای اولویت سازمان پیش می‌رود. در نتیجه به‌مرور به اهداف کوتاه و سپس بلندمدت دست می‌یابید.

در قدم بعدی باید به تعداد OKR و KPIها توجه کنید و آن‌ها را محدود نگه دارید. این کار به صرفه‌جویی زمان و منابع کمک می‌کند و شما را از سردرگمی در رسیدن به اهداف نجات می‌دهد.

بازبینی مداوم و منظم OKR و KPI خود را فراموش نکنید! داشتن یک برنامه بازبینی، این اطمینان خاطر را به شما می‌دهد که روند فعالیت و پیوستگی بین KPI و OKR در یک راستا است.

داده‌های مرتبط با پیشرفت KPI و OKR را همواره در دسترس و به‌روز نگه دارید. با این کار در مواقع لزوم افراد هر تیم می‌توانند نسبت به اقدامات خود پاسخگو باشند و فعالیت خود را در راستای اهداف سازمان ادامه دهند.

استفاده از نرم‌افزارهای هدف‌گذاری را جدی بگیرید! تنظیم دستی okr یا kpi درصد بروز خطا را افزایش می‌دهد. چنین نرم‌افزارهایی به شما کمک می‌کند که اهداف okr خود را دقیق و اصولی تنظیم و روند ادغام OKR و KPI را به‌خوبی دنبال کنید.

نمونه‌هایی از کاربرد KPI و OKR در صنایع مختلف

در این بخش به دو مثال OKR و KPI در صنایع تولید و فناوری اطلاعات می‌پردازیم تا اهمیت ادغام این دو مدل هدف‌گذاری را بهتر درک کنید.

جمع‌بندی

با توجه به تمام مطالب فوق تفاوت okr و kpi را می‌توان اینطور بیان کرد: OKR یک چارچوب سازمانی برای اهداف بزرگ و نتایج کلیدی است که منجر به رشد و نوآوری یک کسب‌وکار می‌شود. در مقابل KPI با تعریف شاخص‌های ارزیابی عملکرد، فعالیت روزمره کارکنان سازمان را ارزیابی می‌کند. در واقع این دو ابزار مکمل یکدیگر هستند و هیچ‌کدام جایگزین دیگری نیست!