OKR منابع انسانی: چگونه اهداف HR را با استراتژی رشد کسب‌وکار همسو کنیم؟

OKR منابع انسانی (HR OKR) اهداف و نتایج کلیدی منابع انسانی در هر سازمان را شکل می‌دهد. این جنس از OKRها به منابع انسانی کمک می‌کند تا تلاش‌های آن با اهداف سازمان همسو شود. از جمله OKRهایی که برای HR می‌توان در نظر داشت عبارت‌اند از استخدام، مدیریت عملکرد، مشارکت پرسنل و…

این OKRها نیاز به بررسی و به‌روزرسانی مداوم دارد تا سازمان را به اهداف خود نزدیک کند. با این کار منابع انسانی از یک مرکز هزینه صرف می‌تواند به یک شریک استراتژیک تبدیل شود که در راستای رشد مجموعه تلاش می‌کند.

اهمیت OKR در مدیریت منابع انسانی چیست؟

تعریف OKR منابع انسانی (HR OKR) و پایبندی به آن تنها یک تغییر رویه ساده نیست، بلکه تغییری در طرز فکر است که مزایای و نقاط قوت خود را دارد. در این بخش به بررسی اهمیت OKR در تصمیمات مختلف منابع انسانی می‌پردازیم.

حوزه‌های تمرکز OKR منابع انسانی (HR OKR focus areas)

به‌طور کلی وظایف تیم منابع انسانی تا حدودی مشخص است. با این حال آنچه برای تعریف OKR‌ در این واحد سازمان اهمیت دارد این است که بدانید برای چه مواردی باید هدف‌گذاری کنید. این کار باعث می‌شود که بتوانید اهداف خود را اولویت‌بندی کنید و تلاش‌های خود را با این اولویت‌بندی همسو سازید.

از جمله مواردی که در تیم منابع انسانی نیاز به OKR دارد عبارت‌اند از:

• بهبود فرهنگ سازمانی؛
• ایجاد بستری برای آموزش و توسعه افراد؛
• بهبود فرآیند استخدام؛
• ارتقای خدمات، حقوق و مزایای کارکنان؛
• تلاش برای حفظ پرسنل؛
• مدیریت عملکرد خود و کارکنان.

همسوسازی اهداف HR با OKR های سطح شرکت

اهمیت دیگری که OKR منابع انسانی (HR OKR) دارد اثبات همسو بودنش با اهداف بزرگ‌تر سازمان است. چراکه تعریف OKR، اهداف و نتایج کلیدی این واحد را نشان داده و ثابت می‌کند که چگونه می‌تواند به سازمان در رسیدن به هدف اصلی‌اش که می‌تواند تا مرز ورود به یک بازار جدید پیش برود، کمک کند.

دسترسی به نتایج قابل اندازه‌گیری

اهمیت دیگر OKR منابع انسانی (HR OKR) در قابل اندازه‌گیری بودن آن است که تیم را تشویق به تلاش‌های موثر می‌کند. با این کار صرفا فعالیت داشتن کافی نیست؛ بلکه نتیجه این فعالیت‌ها اهمیت می‌یابد. از همین رو می‌توان پیشرفت و موفقیت تیم منابع انسانی را ارزیابی کرد.

افزایش انگیزه و رشد تیمی

پیاده‌سازی OKR‌ در همه تیم‌ها به کارکنان انگیزه می‌دهد که همواره در مسیر رشد فعالیت کنند. واحد منابع انسانی هم از این امر مستثنی نیست! زیرا در این طرح همه چیز شفاف است و کارکنان متوجه می‌شوند که نقش آن‌ها در کجای این چرخه هدفمند قرار دارد. این‌گونه علاوه‌بر رشد فردی و تیمی، حس تعلق خاطر بیشتری نیز شکل می‌گیرد.

اهمیت OKRها در رشد تیمی جایی خودنمایی می‌کند که به منابع انسانی کمک می‌کند تا سرعت واکنش خود را نسبت به تغییرات بازار افزایش دهد، از موفقیت و شکست‌ها برای طرح‌های بعدی استفاده کند و فرصت کافی برای اصلاح استراتژی‌ها داشته باشد.

نمونه‌های OKR برای حوزه‌های کلیدی HR

برای درک بهتر مطالب فوق لازم می‌دانیم چند نمونه OKR واحد HR را برایتان مثال بزنیم.

نمونه OKR برای جذب و استخدام (Recruitment)

یکی از اصلی‌ترین اهداف منابع انسانی در هر سازمانی بهبود کیفیت فرآیند استخدام و نیروی جذب‌شده است. در جدول زیر دو نمونه هدف و نتایج کلیدی رایج در این زمینه را مثال می‌زنیم:

 

نمونه OKR برای جذب و استخدام
هدف	نتایج کلیدی
افزایش کیفیت کارجویان	افزایش تعداد متقاضیان واجد شرایط؛ افزایش تعداد افراد تحصیل‌کرده و باتجربه؛ کاهش زمان جذب برای سمت‌های مهم.
استخدام و تشکیل یک تیم جدید و خوب	استخدام اعضای جدید (به تعداد مورد نیاز)؛ برگزاری جلسات ارزیابی بازخورد با اعضای حاضر در تیم در مورد فرآیند جذب آن‌ها؛ تدوین یک برنامه پذیرش برای ارائه به اعضای جدید.

 

چند نمونه OKR برای حفظ و نگهداری کارکنان (Retention & Engagement)

هدف بعدی منابع انسانی در سازمان‌ها تلاش برای جلب رضایت کارکنان و زنده کردن حس تعلق خاطر در آن‌ها است. نمونه OKR حفظ و نگهداری کارکنان که می‌توان مثال زد، به شرح زیر است:

1. هدف: افزایش رضایت
   1. نظرسنجی برای میزان رضایت و افزایش نرخ مشارکت کارکنان؛
   2. افزایش میانگین امتیاز نظرسنجی‌ها؛
   3. کاهش نظرات منفی و شکایات در نظرسنجی‌های انجام‌شده.
2. هدف: اصلاح و تقویت ارزش‌های سازمان
   1. گفتگو با 15% از اعضای تیم درمورد ارزش‌های سازمانی؛
   2. بهبود ارزش‌ها بر اساس نظرات کارکنان؛
   3. اختصاص برخی جلسات هفتگی به نمونه‌های استفاده از ارزش‌ها.

نمونه‌های OKR برای آموزش و توسعه (L&D)

از دیگر اهداف تیم HR، آموزش و توسعه مهارت افراد در هر سازمان است که به رشد جمعی هم کمک می‌کند. نمونه OKR آموزش و توسعه که می‌توان مثال زد عبارت‌اند از:

1. هدف: ارتقاء رهبران سازمان
   1. تدوین برنامه‌ای برای توسعه مهارت رهبری در سازمان؛
   2. ثبت تعداد مشخصی از مدیران در برنامه تدوین‌شده برای سه‌ماهه چهارم؛
   3. اطمینان از ثبت 80% مدیران ارشد در این برنامه.
2. هدف: توسعه مهارت و شایستگی
   1. افزایش کارکنان علاقمند به شرکت در برنامه‌های آموزشی؛
   2. افزایش میانگین امتیاز ارزیابی برای موضوع آموزش؛
   3. افزایش تعداد کارکنانی که پیرو این آموزش‌ها رشد کرده‌اند؛ خواه ترفیع یا فرصت شغلی جدید باشد.
3. هدف: اجرای برنامه‌ای برای توسعه فردی تیم‌ها
   1. تدوین یک نقشه راه با تایید سرپرستان؛
   2. ایجاد یک برنامه همه اعضای تیم؛
   3. تکمیل حداقل 80% از برنامه توسعه فردی؛
   4. انتخاب ابزار مناسب برای ارزیابی طرح اجرایی و افزایش نرخ رضایت تا 80٪.

OKR برای بهبود فرهنگ سازمانی و تقویت سلامت روان کارکنان

بخشی دیگر از وظایف و اهداف منابع انسانی تقویت فرهنگ سازمانی است. چند نمونه از OKRهای مربوط به فرهنگ سازمانی را در جدول زیر مشاهده می‌کنید:

 

نمونه OKR برای فرهنگ سازمانی
هدف	نتایج کلیدی
تبدیل سازمان به مکانی محبوب برای کار	برگزاری جلسات مرتبط
	افزایش میزان شادی کارکنان تا سه ماهه سوم
	افزایش نیروهای کار معرفی‌شده توسط کارکنان تا 20%
افزایش سطح رضایت با نظرسنجی به‌شکل ناشناس از کارکنان	اجرای تغییرات بر اساس نظرات دریافتی
	تداوم نظرسنجی‌های ناشناس
	سنجش اطلاعات ناشی از نظرسنجی برای بهبود فرهنگ سازمان

 

 

نحوه اندازه‌گیری نتایج کلیدی (KRs) در منابع انسانی چگونه است؟

برای اینکه بتوانید نتایج کلیدی منابع انسانی را اندازه‌گیری کنید چند اقدام مهم برای انجام وجود دارد:

• محدودسازی اهداف: هرچه اهداف بیشتری برای تیم، فرد یا حتی سازمان تعیین کنید، تمرکز و دستیابی به آن سخت‌تر می‌شود. بنابراین با تعیین سه یا نهایتا پنج هدف، تمرکز خود را روی اهداف مهم‌تر بگذارید.

• تعریف نتایج قابل اندازه‌گیری: برای پیاده‌سازی موثر OKR در منابع انسانی باید نتایج قابل اندازه‌گیری تعریف شود؛ این نتایج می‌تواند کمی، کیفی یا ترکیبی از هردو باشد. زیرا میزان پیشرفت تیم یا فرد در مسیر رسیدن به هدف را نشان می‌دهد.

• پذیرش مسئولیت پیگیری نتایج کلیدی: تعیین نتایج کلیدی به خود خود کافی نیست و یک نفر باید مسئول پیگیری آن‌ها باشد! با این کار همه افراد مسئولیت‌پذیری بیشتری در وظایف محول‌شده احساس می‌کنند.

• بررسی مداوم: پیگیری مداوم فعالیت‌ها و حرکت در راستای اولویت‌های تعیین‌شده اهمیت زیادی دارد. از همین رو لازم است هر هفته یا هر دو هفته جلساتی برای بررسی و رسیدگی به مشکلات برگزار شود.

• اتصال OKR به گردش کار روزانه با استفاده از ابزارها: استفاده از نرم‌افزارهای OKR به شما کمک می‌کند تا بررسی کنید که هر تیم یا افراد چطور در مسیر رسیدن به هدف کوتاه‌مدت و هدف اصلی سازمان حرکت می‌کنند و چقدر موفق هستند.

معیارهای کمی مهم در منابع انسانی

ازجمله معیارهای کمی که در تیم منابع انسانی می‌توان درنظر گرفت عبارت‌اند از مثلاً زمان تکمیل استخدام، نرخ ریزش، امتیاز NPS کارکنان و… .

همواره شاهد شکایت کارجویان از طولانی بودن فرآیند جذب هستیم. بنابراین زمان تکمیل استخدام هرچه کمتر باشد، میزان رضایت بیشتری به‌همراه دارد.

یکی از نکاتی که منابع انسانی باید روی آن تمرکز کند، نرخ ریزش سازمان است که هرچه بیشتر باشد، تحقق اهداف سازمانی با چالش جدی‌تری مواجه می‌شود.

منظور از NPS‌ کارکنان میزان وفاداری آن‌ها به سازمان است که معمولا با نظرسنجی‌های یک سوالی و امتیازی بین -100 و +100 تعیین می‌شود. طبیعتا هرچه این امتیاز بیشتر باشد، بهتر است.

OKR های مرتبط با DE&I

به‌طور کلی تأثیر DE&I (مخفف diversity, equity, and inclusion) بر سازمان قابل انکار نیست، اما ازطرفی اندازه‌گیری آن هم دشوار است. OKR های DE&I چارچوبی قدرتمند برای سازمان‌ها ایجاد می‌کند تا تنوع، برابری و شمول را به‌طور مؤثری برنامه‌ریزی، اجرا و اندازه‌گیری کنند. شرکت‌ها با انعطاف‌پذیری، قابلیت اندازه‌گیری، پاسخگویی و همسویی OKRها می‌توانند یک محیط کاری کامل و هدفمند ایجاد و در عین حال به سمت اهداف DE&I خود حرکت کنند.

درحال‌حاضر، اولویت بسیاری از سازمان‌ها ابتکارات DE&I است اما بسیاری از آن‌ها برای نزدیک شدن به این اقدامات، مطمئن نیستند. از همین رو استفاده از یک روش تعیین هدف مانند OKRها، زمینه‌ساز مناسبی برای DE&I است.

ابزارهای مناسب برای اندازه‌گیری نتایج کلیدی

همان‌طور که گفتیم ابزارها در اندازه‌گیری نتایج کلیدی و تحقق اهداف نقش موثری دارند. از همین رو لازم است با برخی از بهترین ابزارهای OKRهای منابع انسانی آشنا شوید:

• نرم‌افزارهای تخصصی مانند Lattice, Weekdone, 7Geese و Koan به‌طور خاص برای مدیریت OKR طراحی شده‌اند و دارای امکاناتی نظیر تعریف اهداف، پیگیری پیشرفت، گزارش‌گیری و افزایش شفافیت برای سازمان هستند.

• ابزارهای ساده‌تر مانند Google Sheets یا نرم‌افزارهای مدیریت پروژه (مانند Trello و Asana) برای تیم‌های کوچک‌تر یا نوپا، کاربردی است.

چه اشتباهات رایجی در تنظیم OKR واحد HR مطرح است؟

تنظیم OKR برای منابع انسانی باید بر اساس اصول و در مسیر صحیح باشد. در غیر این صورت به‌جای نزدیک شدن به اهداف، از آن‌ها دور می‌شوید. از جمله رایج‌ترین مشکلاتی که ممکن است در پیاده‌سازی OKR با آن‌ها مواجه شوید عبارت‌اند از:

• تعریف مبهم و غیر قابل اندازه‌گیری از اهداف و نتایج کلیدی که مستقیم روی نوع فعالیت تیم و افراد تاثیرگذار است؛
• زمانی‌که هدف و تصمیم مشخصی در میان نباشد، تهیه گزارشات متعدد عملا بی‌اثر است؛
• گاهی داده‌هایی که از افراد و تیم‌ها به‌دست می‌رسد ناقص است یا دیر به دست می‌رسد. نادیده گرفتن چنین مشکلاتی روند رسیدن به اهداف را مختل می‌کند؛
• تعیین اهداف غیرواقعی و افراطی، موجب دلسردی کارکنان و کاهش انگیزه آن‌ها برای فعالیت و تلاش مستمر می‌شود؛
• زمانی‌که همه تمرکز منابع انسانی روی میانگین‌ها باشد، تفاوت‌های واقعی سایر تیم‌ها یا سمت‌های شغلی پنهان می‌ماند؛
• اگر در پیاده‌سازی OKRها به حریم شخصی کارکنان توجهی نشود، موجب سلب اعتماد آن‌ها شده که در رسیدن به هدف اصلی تاثیر می‌گذارد؛
• در تنظیم OKRها نباید فقط یه یک شاخص متکی بود زیرا موجب تصمیمات تک‌بعدی و پرریسک می‌شود؛
• اگر برای شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) تعریف‌شده‌، هیچ مسئول و برنامه‌ای مشخص نشود، احتمال منجر شدن آن‌ها به اقدامی موثر نیز از بین می‌رود؛
• استراتژی‌های سازمان مدام درحال بهبود و به‌روزرسانی است. بنابراین اگر KPIها بازبینی نشود با استراتژی جدید سازگار نخواهد بود و تاثیر منفی در مسیر رشد سازمان دارد.
• گاهی اوقات ممکن است افراد تیم OKR را با لیست وظایف خود اشتباه بگیرند. از همین رو منابع انسانی موظف است تفاوت نتیجه و اقدام را به‌شکلی واضح مشخص کند؛
• حمایت نکردن مدیران ارشد هر تیم از فرآیند پیاده‌سازی OKR موجب دلسردی کارکنان شده و این فرآیند را به یک مسیر بی‌فایده تبدیل می‌کند.

جمع‌بندی

با توجه به تمام مطالب فوق می‌توان گفت OKR منابع انسانی (HR OKR) شامل کیفیت جذب و استخدام، حفظ و نگهداری کارکنان، بهبود فرهنگ سازمانی، افزایش سطح رضایت کارکنان از محیط کار و مواردی از این قبیل است. برای درک بهتر این مفاهیم و نحوه اثربخشی آن‌ها در کل سازمان سعی کردیم نمونه‌های واضحی از اهداف و نتایج کلیدی را برایتان مثال بزنیم؛ امیدواریم که مفید واقع شده باشد.