اجرا و پیاده سازی OKR یا Implementation OKR یکی از مدلهای مدیریت اهداف است که برای اغلب سازمانها کاربرد دارد. این روش با افزایش تمرکز، برقراری نظم بیشتر، بهبود عملکرد و شفافیت امور به سازمانها کمک میکند تا به اهداف خود برسند. این مدل با بهکارگیری برخی تکنیک و روشها، اهدافی را تعریف کرده و نتایج را بهشکل فصلی یا سالانه ارزیابی میکند. در این مقاله میخواهیم به مراحل پیاده سازی OKR (Implementation OKR) در یک سازمان بپردازیم؛ با ما همراه باشید.
فاز ۱: آمادهسازی و طراحی
پس از بیان تعریف OKR و پرداخت به ان موضوع که OKR چیست ، با هدف اجرا و در مرحله اول پیاده سازی OKR آمادهسازی و طراحی اهداف و نتایج کلیدی مورد نظر است. به این منظور باید یک تیم اصلی تشکیل دهید و پس از مشورت و طوفانهای فکری در مورد اهداف، باهم به توافق برسید.
تشکیل تیم اصلی OKR (OKR Champion)
برای تشکیل یک تیم OKR لازم است افراد متعهد و ذینفعان، در سطوح مختلف سازمان را شناسایی کنید؛ زیرا این افراد میتوانند نقش حمایتگری در این فرآیند ایفا کنند. در واقع این تیمی که تشکیل میدهید، مدافع و چارچوب اصلی OKR سازمان شما خواهد بود؛ زیرا مهمترین وظیفه این تیم تعیین و پیگیری هدف، ترویج شفافیت و پاسخگویی است. بهعلاوه باید به سایر تیمها آموزشهای لازم را بدهد، از همسوسازی OKR با سیاستهای سازمان و ادغام موثر آنها در عملیات و استراتژی نیز مطمئن شود. از همین رو در بسیاری از سازمانها، از نرم افزار OKR بهعنوان یک ابزار مرکزی برای ثبت، مدیریت و پیگیری اهداف استفاده میشود.
آموزش اصول OKR به رهبران و تیمها
برای آموزش موثر به همه افراد سازمان، ابتدا لازم است خود اعضای تیم، با جزئیات OKRها و مزایای آنها کامل آشنا شوند. در این راستا معمولا چند جلسه آموزشی برگزار و یا حتی منابع کمکی معرفی میشود تا نحوه کار OKRها و چگونگی همسویی آنها با چشمانداز شرکت درک شود. در نهایت بهترین ساختاری که برای آموزش اصول OKR میتوان در نظر گرفت عبارتاست از:
- آشنایی و حمایت مدیر یا مدیران ارشد با فلسفه OKR؛
- برعهده گرفتن مسئولیت آموزش و پیادهسازی OKR توسط یک یا چند نفر در سازمان؛
- آموزش به تمامی کارکنان و آشنایی آنها با مفهوم، اهمیت و نحوه کار OKR.
تعیین دورههای زمانی OKR (فصلی یا سالانه)
پس از آموزش اصول OKR به تیمها، نوبت به تعیین بازههای زمانی برای اهداف سازمان میرسد. در مدل پیاده سازی OKR (Implementation OKR) اهداف به دو شکل سالانه و فصلی تنظیم میشود. به این صورت که اهداف سازمان برای همزمانی با بررسی استراتژیها اغلب، یکساله و بازه فصلی برای تیمهای مسئول در اهداف و نتایج کلیدی در نظر گرفته میشود. این روش زمانبندی به تیمها کمک میکند تا تاکتیکهای اجرایی خود را در مدت زمان کوتاهتری ارزیابی کنند و اگر به نتیجه نرسید، سازمان فرصتی برای تغییر روش خود داشته باشد.
فاز ۲: نگارش و همسوسازی اهداف
در فاز دوم پیاده سازی OKR (Implementation OKR) باید اهداف را با در نظر داشتن چشمانداز و استراتژی سازمان تعیین کنید. در این راستا از تیمها و افراد موثر کمک بگیرید و پس از نهایی شدن، اهداف را در تمام سطوح سازمان ابلاغ کنید.
تعیین OKR های استراتژیک شرکت (Top-Level)
در ابتدا رهبران سازمان باید چند هدف بزرگ و مهم برای مدت زمان مشخص، که معمولا یکساله است، تعریف کنند. سپس برای هرکدام از این هدفها، نتیجه کلیدی در نظر گرفته میشود؛ مثلا افزایش تعداد نصب اپلیکیشن.
آبشاری کردن اهداف (alignment و ارتباط افقی/عمودی)
تدوین آبشاری اهداف با تعریف OKRها در سطوح بالا شروع شده و بهترتیب، هر نتیجه کلیدی به هدفی در سطح زیرین تبدیل میشود. این اقدام یک نمای کلی از وضعیت اهداف سازمان و مسئولیت افراد در تحقق بخشیدن به آنها را نشان میدهد. در نتیجه احساس اینکه همه چیز تحت کنترل است را القا میکند.
اما معمولا این روش توصیه نمیشود! در روش آبشاری اهداف شرکت به نتایج کلیدی معاونان تبدیل شده و سپس به اهداف مدیران و بقیه تیمها میرسد؛ تا زمانیکه همه در یک مسیر قرار گیرند. فرآیند طولانی و خستهکننده میشود، اهداف محقق نمیشود و به جای همسویی، نارضایتی در سازمان افزایش مییابد؛ به همین خاطر احتمال شکست، افزایش مییابد. راهحلی که بهعنوان جایگزین توصیه میشود این است که اجازه دهید هر تیم، اهداف و مسیر خود را بر اساس اهداف کلی سازمان، انتخاب کند.
نهاییسازی و شفافسازی OKR های تیمی و فردی
پس از تصمیمگیریهای لازم و تعیین OKRهای کلی سازمان، حالا نوبت به تیمها میرسد که OKRهای خود را برای بازههای زمانی کوتاهتر (فصلی) مشخص کنند. برای این کار لازم است اهداف سازمان را در نظر داشته و اهداف خود را همسو با آن تعریف کنید.
شیوه تعریف OKRهای تیمی و فردی معمولا به این صورت است که اهداف تیم از طرف سطوح بالاتر تعیین میشود. سپس اعضای تیم با مشورت و همفکری با یکدیگر، نتایج کلیدی خود را تعریف میکنند.
اقدامی که اختیاری است اما سطح مسئولیتپذیری افراد را افزایش میدهد، تعیین OKR شخصی برای اعضای تیم است. این کار برای اثربخشی بیشتر باید همسو با OKRهای تیم انجام شود.
فاز ۳: اجرا، پیگیری و مدیریت (Working Cycle)
پس از تعیین اهداف برای سازمان، تیم و افراد وارد فاز اجرا میشویم. در این مرحله فعالیتهای درونتیمی دنبال میشود، پیگیریهای لازم انجام میگیرد و درصورت نیاز، تغییراتی در استراتژی و تاکتیکها اعمال میگردد.
جلسات هفتگی پیشرفت (Check-ins)
با شروع فرآیند پیاده سازی OKR (Implementation OKR) لازم است تیمها جلسات هفتگی و ترجیحا کوتاهمدتی داشته باشند. در این جلسات معمولا وضعیت OKRها، مشکلاتی اگر وجود دارد، چالشها و… بررسی میشود و درصورت نیاز، بهروزرسانی اهداف و تاکتیکها انجام میشود.
امتیازدهی به پیشرفت نتایج کلیدی (Monitoring Progress)
برای بررسی اینکه چقدر به هدف و نتیجه مورد نظر نزدیک شدهاید، لازم است در پایان هر دوره، نمرهای به نتایج کلیدی تعیینشده برای هر تیم اختصاص دهید. نحوه امتیازدهی OKR اختیاری است اما مدل استاندارد و رایج آن بین صفر تا یک است. به این شکل که اگر نمره کسبشده 0.8 باشد، نشاندهنده موفقیت و نزدیک بودن به نتیجه مورد نظر است.
حل موانع و تغییر استراتژی (Adaptation)
چنانچه امتیاز نتیجهای کم باشد، یعنی مشکلی در روند پیشرفت و رسیدن به آن وجود دارد. از همین رو لازم است استراتژی و تاکتیکهای تیمی را بازنگری کنید. مواردی که مانع تیم برای رسیدن به نتیجه و هدف مورد نظرش میشود را شناسایی کنید، با حل آنها و تغییر استراتژی، تیم را به مسیر پیشرفت بازگردانید.
فاز ۴: ارزیابی و مرور نهایی
فاز نهایی این مدل به ارزیابی و مرور دوره و آموختههای آن اختصاص دارد. در واقع مدل OKR، به سازمانها کمک میکند تا با افزایش مسئولیتپذیری و شفافیت انجام امور، به اهداف بزرگ خود برسند و در کنار آن، انگیزهای برای رشد و پویایی در تیمها ایجاد کنند. فقط نیاز به کمی صبر، تعهد و انعطافپذیری در مقابل تغییر دارد.
جلسه پایان دوره و امتیازدهی نهایی (Grading)
همانطور که گفتیم، دورهها بهشکل فصلی و سالانه تعیین میشود؛ هر دوره برای تیمها معمولا یک فصل و برای سازمان یک سال است. در پایانِ هر دوره جلسهای برای ارزیابی OKRها برگزار میشود؛ جلسات فصلی برای ارزیابی عملکرد تیمها و موفقیت آنها در رسیدن به هدف مورد نظر و جلسات سالانه برای بررسی عملکرد کلی سازمان و درصد پیشرفت آن در مسیر تحقق اهداف بزرگ.
مرور و یادگیری از OKR ها (Retrospective)
در جلسات پایان هر دوره، نتایج مورد نظر برای هر تیم بررسی میشود؛ چه با موفقیت همراه باشد چه با شکست. این بررسی به اعضای تیم کمک میکند تا درسهای لازم را بیاموزند و بتوانند برای دورهها، نتایج و اهداف بعدی خود را آماده کنند. در حقیقت این یک بخش ثابت در چرخه OKR محسوب میشود.
تنظیم OKR های دوره بعدی بر اساس درسهای آموخته
اعضای تیم و سازمان، باید بر اساس هر آنچه که از جلسات ارزیابی میآموزند، خود را برای دورههای بعدی و OKRهای جدید آماده کنند. قطعا در دورههای آغازین چالش و مشکلات بیشتری مطرح است؛ اما به مرور با بررسیهای عمیق و دقیقتر، این فرآیند در بهینهترین حالت قرار میگیرد.
چالشهای کلیدی و اشتباهات رایج در اجرای OKR
تا اینجا با نحوه پیادهسازی و اجرای OKR آشنا شدیم. اما همانطور که اشاره کردیم، احتمال بروز چالشها (بهویژه) در مراحل ابتدایی، بسیار زیاد است. برخی از این چالشها و اشتباهات پیاده سازی OKR عبارتاند از:
-
- استفاده افراطی از مدل OKR: تا حد ممکن از این مدل فقط برای هدف و اولویت اصلی خود استفاده کنید.
- بلندپروازی بیش از حد در تعیین اهداف: این مدل سازمانها را تشویق میکند تا اهداف سالانه و بلندمدت خود بلندپروازانه انتخاب کنند اما افراط در این زمینه میتواند تیمها را بیانگیزه کند.
- تعریف اشتباه از نتایج کلیدی: گاهی سازمانها فعالیت یک تیم را بهعنوان نتیجه کلیدی تعریف میکنند که اشتباه است! در حقیقت نتیجه کلیدی حاصل برخی فعالیتها است که برای رسیدن به هدف مورد نظر انجام میشود.
- تعریف اهداف بهشکل آبشاری: همانطور که گفتیم این مدل طولانی و وقتگیر است و پس از مدتی منجر به افزایش نارضایتی و دور شدن از اهداف سازمان میشود. راهحل این مشکل، اعتماد به اعضای تیم و بهرهمندی از مهارت آنها در حد توانشان است.
- تنظیم نتایج کلیدی غیرقابل اندازهگیری: نتایج کلیدی که تعیین میکنید باید قابل سنجش و اندازهگیری باشد.
- مقاومت در برابر شفافیت: گاهی برخی از اعضای تیم در برابر بحثهای آزاد در مورد شکستها یا کمبودها و… مقاومت میکنند که این موضوع میتواند فرآیند یادگیری را مختل نماید.
- سطح پایین دقت دادهها: دادههای نادرست یا ناقص میتواند فرآیندهای ارزیابی را منحرف کند و منجر به تصمیمات نادرست شود.
- تمرکز بیش از حد بر دادهها: توجه صرف به اعداد، دستاوردهای کیفی و تاثیر گسترده OKRها بر فرهنگ سازمانی را از بین میبرد.
- ابهام در تعیین اهداف: اهدافی که بهخوبی و واضح مشخص نشود، میتواند سازمان و تیمهای آن را سردرگم کند.
- اجرای فردی مدل OKR: فرآیند پیاده سازی OKR باید بهشکل تیمی انجام گیرد تا نتیجه دلخواه حاصل شود؛ عملکرد مستقل و یکنفره معمولا رضایتبخش نیست.
- شروع و رها کردن کار: یک مدل OKR برای موفقیت نیاز به استمرار و پیگیری دارد. شروع کردن و پس از مدتی رها کردن آن، فقط وقت و انرژی تیم را هدر میدهد. برای اثربخشی باید آن را بهعنوان یک فرهنگ سازمانی بپذیرید.
- استفاده برای ارزیابی کارکنان: مدل OKR یک روش برای ارزیابی افراد سازمان نیست؛ بلکه راهکاری برای بهبود عملکرد سیستم درون سازمان و تحقق بخشیدن به اهداف آن است.
- عدم تعادل: تمرکز بیش از حد بر اهداف کوتاهمدت یا بلندمدت سازمان را از اولویتهایی منحرف میکند.
مدیریت این چالشها مستلزم این است که سازمان به تعریف شفاف اهداف، صحت دادهها، ایجاد فضای باز برای تعامل و استفاده از معیارهای معنادار و مرتبط پایبند باشد.
جمعبندی
در مطالب فوق سعی کردیم چهار مرحله مهم در فرآیند اجرای OKR برای سازمانها را شرح دهیم. در هر کدام از این مراحل چهارگانه نکاتی نهادینه شده است که آگاهی از آنها برای رسیدن به نتیجه کلیدی و اهداف بلند مدت هر سازمان لازم است. همچنین برخی چالشها و مشکلات رایج که ممکن است هر سازمان با اجرای مدل OKR با آن مواجه شود را نیز معرفی کردیم تا بلکه این مسیر کمی برایتان آسانتر شود.