با اینکه OKR یک چارچوب بسیار ساده است، بسیاری از تیم‌ها همچنان هنگام نوشتن آن‌ها دچار مشکل و اشتباه می‌شوند به‌ویژه در مراحل ابتدایی. در اینجا برخی اشتباهات رایج در OKRها و نحوه اجتناب از آن‌ها را بررسی می‌کنیم.
در کتاب Measure What Matters، جان دوئر به برخی اشتباهات رایج در نوشتن OKRها اشاره می‌کند که باید از آن‌ها اجتناب کرد، مانند دوری از نتایج کلیدی‌ای که لازم هستند اما کافی نیستند و جلوگیری از نگارش OKRهایی که ارزش تجاری پایینی دارند.
در مجموع، این اشتباهات رایج به‌عنوان یک آزمون سنجش عمل می‌کنند: آیا شما واقعاً در حال اندازه‌گیری چیزی هستید که اهمیت دارد؟
اشتباهات رایج در OKR
اشتباه شماره ۱: عدم تمایز بین OKRهای متعهدانه و آرمان‌گرایانه
نشانه‌گذاری یک OKR متعهدانه به‌عنوان یک OKR آرمان‌گرایانه، احتمال شکست را افزایش می‌دهد. تیم‌ها ممکن است آن را جدی نگیرند و اولویت‌های خود را برای تمرکز بر این OKR تغییر ندهند.
از سوی دیگر، نشانه‌گذاری یک OKR آرمان‌گرایانه به‌عنوان یک OKR متعهدانه، باعث ایجاد حالت تدافعی در تیم‌هایی میشود که نمی‌توانند راهی برای دستیابی به OKR پیدا کنند. این امر همچنین منجر به تغییر اولویت‌های سازمانی میشود، زیرا OKRهای متعهدانه برای تمرکز بر OKRهای آرمان‌گرایانه نادیده گرفته می‌شوند.
اشتباه شماره ۲: OKRهای معمولی و بدون چالش
اغلب OKRها بر اساس آنچه تیم بدون تغییر در کارهای فعلی خود می‌تواند به آن دست یابد، نوشته می‌شوند، نه بر اساس آنچه رشد و تأثیر شرکت را به جلو می‌برد. چالش بیشتری اضافه کنید!
اشتباه شماره ۳: OKRهای آرمان‌گرایانه ضعیف
OKRهای آرمان‌گرایانه معمولاً از وضعیت فعلی شروع می‌شوند و این سؤال را مطرح می‌کنند: “اگر نیروی انسانی بیشتری داشتیم و کمی خوش‌شانس بودیم، چه کاری می‌توانستیم انجام دهیم؟”
یک رویکرد بهتر این است که بپرسیم: “اگر از بیشتر محدودیت‌های موجود رها بودیم، دنیای من (یا مشتریانم) در چند سال آینده چگونه می‌توانست باشد؟”
به‌طور پیش‌فرض، وقتی یک OKR آرمان‌گرایانه انتخاب میشود، مشخص نیست که چگونه باید به آن دست یافت و همین نکته باعث میشود که این OKR ارزشمند باشد. اما اگر مقصد نهایی را مشخص نکنید، مطمئن باشید که هرگز به آن نخواهید رسید.
نحوه سنجش: اگر از مشتریان خود بپرسید که واقعاً چه چیزی می‌خواهند، هدف آرمان‌گرایانه شما مطابق یا فراتر از درخواست آن‌ها است؟
اشتباه شماره ۴: تعیین اهداف آسان
OKRهای متعهدانه یک تیم باید بیشتر، اما نه تمام منابع موجود آن‌ها را مصرف کنند. OKRهای متعهدانه و آرمان‌گرایانه باید کمی بیشتر از منابع موجود را در بر بگیرند، در غیر این صورت، آن‌ها فقط تعهدات ساده محسوب می‌شوند.
این نشانه‌ای است برای مدیران ارشد تا منابع را به گروه‌هایی که استفاده مؤثرتری از آن‌ها می‌کنند، اختصاص دهد. اگر تیمی بتواند همه OKRهای خود را بدون استفاده از تمام ظرفیت انسانی و منابع مالی خود برآورده کند، احتمالاً یا منابع را استفاده نکرده است یا تیم خود را به چالش نمی‌کشد یا هر دو.
اشتباه شماره ۵: اهداف کم‌ارزش
همانطور که در مقاله تفاوت Output (خروجی) و Outcome (نتیجه) در OKR بطور مفصلی به این موضوع پرداختیم که اهداف باید ارزش تجاری مشخصی داشته باشند تکرار این موضوع در این مقاله نیز ضروریست زیرا در غیر این صورت، هیچ دلیلی برای تخصیص منابع به آن‌ها وجود ندارد.
اهداف کم‌ارزش اهدافی هستند که حتی اگر به‌طور کامل محقق شوند، هیچ‌کس متوجه آن‌ها نخواهد شد یا برای کسی مهم نخواهند بود.
مثال:افزایش تعداد انتشار پست‌های وبلاگ شرکت از ۲ به ۴ پست در ماه. هدف، اگر بدون توجه به کیفیت محتوا، استراتژی جذب مخاطب و تحلیل نیازهای واقعی بازار تعیین شود، صرفاً بر روی افزایش کمیت تمرکز دارد و ممکن است منابع و زمان را بدون ایجاد ارزش افزوده واقعی برای کسب‌وکار به هدر بدهد.
نحوه سنجش: آیا OKR می‌تواند تحت شرایط معقول به امتیاز کامل (۱.۰) برسد، بدون اینکه مستقیماً برای کاربر نهایی یا وضعیت مالی شرکت سودی داشته باشد؟ اگر بله، OKR را بازنویسی کنید تا بر مزایای ملموس تمرکز کند.
اشتباه شماره ۶: تعداد ناکافی نتایج کلیدی برای اهداف
OKRها شامل نتیجه موردنظر (هدف) و گام‌های قابل اندازه‌گیری برای رسیدن به آن نتیجه (نتایج کلیدی) هستند. بسیار مهم است که نتایج کلیدی به‌گونه‌ای نوشته شوند که رسیدن به امتیاز کامل (۱.۰) در همه آن‌ها منجر به امتیاز کامل برای هدف شود.
یک اشتباه رایج، نوشتن نتایج کلیدی‌ای است که لازم هستند اما به‌تنهایی برای تحقق هدف کافی نیستند. این اشتباه اغواکننده است زیرا به تیم اجازه می‌دهد از تعهدات دشوار (مانند تخصیص منابع، تغییر اولویت‌ها، یا پذیرش ریسک‌ها) اجتناب کند.
این دام خطرناک است زیرا هم نیازهای واقعی منابع برای دستیابی به هدف را به تأخیر می‌اندازد و این واقعیت را که هدف در موعد مقرر تکمیل نخواهد شد، پنهان می‌کند.
نحوه سنجش: آیا منطقی است که همه نتایج کلیدی در آخر و پس از پایش امتیاز کامل (۱.۰) بگیرند، اما هدف همچنان محقق نشود؟ اگر بله، نتایج کلیدی را اضافه یا اصلاح کنید تا اطمینان حاصل شود که تکمیل موفقیت‌آمیز آن‌ها، موفقیت هدف را نیز تضمین می‌کند.
اشتباه شماره 7: تعیین بیش از حد زیاد OKRها
برخی تیم‌ها و سازمان‌ها تعداد بیش از حدی OKR تعریف می‌کنند، که باعث کاهش تمرکز و پراکندگی منابع میشود. OKRها باید محدود و اولویت‌بندی‌شده باشند تا با افزایش تمرکز بیشترین تأثیر را داشته باشند.
اشتباه شماره 8: تعیین نتایج کلیدی غیرقابل اندازه‌گیری
نتایج کلیدی (KRs) باید کاملاً قابل اندازه‌گیری باشند. اگر KRها به‌صورت مبهم و کیفی تعریف شوند (مثلاً: “بهبود تجربه کاربری”)، ارزیابی پیشرفت دشوار میشود. بهتر است که حتما KRها کمی، عددی و مشخص باشند،
مانند: “کاهش churn rate از ۴۰٪ به ۳۰٪”.
اشتباه شماره 9: تغییر مداوم OKRها در طول هر چرخه
یکی از اشتباهات این است که در طول دوره OKRها را مکرراً تغییر داده یا بازنویسی کنیم. OKRها باید برای یک بازه زمانی معین ثابت بمانند تا امکان ارزیابی پیشرفت وجود داشته باشد. اگر دائماً تغییر کنند، اندازه‌گیری میزان موفقیت غیرممکن خواهد شد و بهانه ها جایگزین پاسخگویی افراد و تیم‌ها خواهد شد!
اشتباه شماره 10: تعریف OKRها بدون همسویی با اهداف کلان سازمان
اگر OKRهای تیمی و فردی با اهداف استراتژیک کل شرکت همسو نباشند، تلاش‌ها پراکنده و ناکارآمد خواهند شد و سینرژی ایجاد نخواهد شد. برای جلوگیری از این اشتباه، OKRهای تیمی باید از OKRهای سطح شرکت نشأت بگیرند.
اشتباه شماره 11: نداشتن مسئولیت‌پذیری مشخص برای هر OKR
اگر مسئول پیگیری و اجرای OKR مشخص نباشد، ممکن است تیم‌ها آن را جدی نگیرند و اجرای آن دچار مشکل شود. اختصاص یک مالک مشخص برای هر OKR و یک فرد جهت پیگیری از تمامی تیم ها شفافیت و پاسخگویی را افزایش می‌دهد.
اشتباه شماره 12: تمرکز صرف بر نتایج و نادیده گرفتن فرآیندها
گاهی تیم‌ها فقط برای رسیدن به اعداد و اهداف تمرکز می‌کنند و یادگیرنده بودن OKR که موجب پیشرفت و یادگیری شوند فراموش میشود. اگر فقط بر امتیاز نهایی تأکید شود، ممکن است خلاقیت و نوآوری در تیم کاهش یابد.
اشتباه شماره 13: عدم بررسی و بازبینی دوره‌ای OKRها
OKRها نباید فقط در ابتدای دوره تعیین شوند و تا پایان دوره رها شوند. بررسی‌ها و جلسات بصورت دوره ای برای ارزیابی پیشرفت و اعمال اصلاحات ضروری هستند. تیم‌ها باید در بازه‌های زمانی مشخص، وضعیت OKRها را ارزیابی کنند.