در این مقاله میخواهیم یک سوال پرتکرار در خصوص تغییر OKR در بازه زمان اجرایی پاسخ دهیم. فرض کنید OKRهایی را برای یک فصل مشخص تنظیم کرده‌ایم و به‌طور صریح توافق کرده‌ایم که پروژه X به دلایل مختلف اولویت نخواهد داشت. با این حال، سه یا چهار هفته پس از شروع دوره OKR، مشخص می‌شود که ما محدودیت‌ها را اشتباه درک کرده‌ایم و وضعیت به‌گونه‌ای تغییر کرده که پروژه X واقعاً باید اولویت اول ما باشد. به جای اینکه کل OKRهای این فصل را کنار بگذاریم (و ریسک کنار گذاشتن کامل سیستم OKR را به جان بخریم)، چطور باید این تغییر ناگهانی در اولویت‌ها را از طریق سیستم OKR مدیریت کنیم؟
این یکی از موضوعات پرتکرار در تعریف و پیاده سازی OKR است و ما زیاد از تیم‌ها می‌شنویم. تغییر ناگهانی در اولویت‌ها قطعاً نیاز به بررسی دوباره OKRها دارد.
در نهایت، OKRها اولویت‌های شما هستند، بنابراین الویت‌ها و OKR هردو باید به‌طور طبیعی با هم رشد کرده و تغییر کنند.
یادتان باشد که OKRها قابل اصلاح و بازبینی هستند، آنها باید نمایانگر رشد و تغییراتی باشند که شما در شرکت خود می‌خواهید داشته باشید. اگر چیزی خارج از کنترل شما تغییر کرد یا بیشتر متوجه شدید که هدف به‌طور واقع‌بینانه باید چه باشد، احساس راحتی کنید که OKRهای قبلی را کنار بگذارید و OKRهای جدیدی بنویسید!
خبر خوب این است که اگرچه تغییر کامل OKRها یک گزینه روی میز است، اما ممکن است نیازی نباشد که از صفر شروع کنید. اگر نگران از دست دادن کارها، روحیه تیم یا شروع دوباره فرآیند از ابتدا هستید، شاید بتوانید OKRهای خود را بازنویسی کنید تا بهتر با درک جدید شما از اولویت‌ها هماهنگ شود.
با توجه به شرایط، می‌توانید یک OKR جدید اضافه کنید یا یکی دو KR از یک هدف کم کنید که اولویت پایین‌تری دارد. ما در این شرایط پیشنهاد میکنیم با برگزاری جلسات تیمی تلاش کنید که تیم در خصوص این موضوع تصمیم گیری کند زیرا اعضا درک دقیقی از موانع واقعی دارند و می‌توانند دیدگاه‌هایی برای رسیدن به اهداف داشته باشند.
مدیران زمانی که بطور مکرر اولویت‌ها را تغییر می‌دهند، ممکن است احساس ناامیدی نسبت به OKRها در تیم به وجود بیاید.تغییرات بزرگ باید همراه با گفت‌وگوهای باز و صادقانه در تیم باشند.
برای رسیدن به پاسخ نهایی بهتر است به چند سوال زیر پاسخ دهیم.
- آیا جهت‌گیری کلی تغییر نکرده است؟چگونه OKRهای جدید با این جهت‌گیری مرتبط هستند؟
- اگر هدف اصلی ما تغییر کرده است آیا این تغییر دائمی است؟
- آیا بخش خاصی از شرکت در حال حاضر به حمایت بیشتری نیاز دارد ؟
- آیا تیم نگرانی‌هایی درباره‌ی تغییرات جدید OKRها دارد؟ چگونه به رفع آنها و شفاف کردن مسائل بپردازیم.
خلاصه نکات کلیدی برای اصلاح OKR در میان دوره :
-
اصلاح، نه بازنویسی کامل: هدف اصلاح OKR، بهینه‌سازی آن است، نه تغییر کامل. اگر OKRها مرتباً تغییر کنند، نشان‌دهنده ضعف در تعیین اولیه آنهاست که باید از آن تا حد ممکن جلوگیری شود.
-
شناسایی مشکلات اجرایی: اگر تیمی در رسیدن به یک KR دچار مشکل است، بررسی کنید که آیا مشکل از ضعف منابع، فرآیندها یا مشکلات عملیاتی است؟
-
هم‌راستایی تیمی و شفافیت: قبل از اعمال تغییرات، با ذینفعان کلیدی مشورت کنید و تغییرات را شفاف به تیم اطلاع دهید تا همگی درک روشنی از اهداف جدید داشته باشند.
مواردی که باید از آنها اجتناب کنید:
-
تغییرات مکرر و غیرضروری: اگر OKRها دائماً تغییر کنند، نشان‌دهنده عدم ثبات در برنامه‌ریزی است. تنها در صورتی تغییرات را اعمال کنید که ضرورت واقعی وجود داشته باشد.
-
اصلاح صرفاً به دلیل کندی پیشرفت: اگر تیم به اندازه کافی پیشرفت نکرده، بهتر است ریشه مشکل را پیدا کنید (مثلاً منابع ناکافی یا اولویت‌های نادرست) به جای اینکه صرفاً KRها را راحت‌تر کنید.
-
نادیده گرفتن بازخورد تیم: اگر OKRها تغییر کنند اما تیم در جریان نباشد یا در تصمیم‌گیری مشارکت نداشته باشد، ممکن است باعث سردرگمی و کاهش انگیزه شود و این موضوع رسیدن به اهداف جدید را دچار ریسک میکند.
-
فراموش کردن ارتباط با OKRهای سطح بالاتر: اگر یک KR تغییر کند، بررسی کنید که همچنان در راستای هدف کلان سازمان باشد و باعث تداخل در سایر OKRها نشود. به هیچ عنوان Aligment را قربانی نکنید!
-
استرس بیش از حد روی رسیدن به عدد خاص: OKRها ابزار رشد هستند، نه فقط سنجه‌ی عملکرد. اگر بیش از حد روی یک درصد یا عدد خاص تمرکز شود، ممکن است نوآوری و یادگیری OKR را کاهش دهد. OKR را صرفا وسیله رسیدن به اعداد نبینید و یک چرخه کامل پیشرفت و رسیدن به اهداف بسازید.
اصلاح OKR در حین اجرا باید بر اساس داده‌ها، هم‌راستایی با استراتژی، و بررسی مشکلات اجرایی انجام شود. تغییرات باید با دقت اعمال شوند تا از عدم تمرکز و کاهش انگیزه جلوگیری شود.یادتان باشد که شما تنها شرکتی نیستید که نیاز به تغییرات اساسی به‌طور سریع داشته‌اید، و قطعاً آخرین هم نخواهید بود!